עבודות חריגות בבנייה הן עבודות שלא היו בחוזה או בכתב הכמויות המקורי, ובוצעו בגלל בקשה של המזמין, שינוי בתוכנית או משהו שהתגלה בשטח. כשמגיע חשבון החריגים, מה שנרשם ביומן העבודה באותו יום הוא מה שאפשר להראות.
חודשיים אחרי. המשרד מכין חשבון חריגים, ובו פתח נוסף בקיר בקומה 3 שהמזמין ביקש בסיור. המפקח שואל: מי ביקש? מתי? ביומן של אותו יום כתוב “עבודות בקומה 3”, וזהו. העבודה בוצעה, ואין מה להראות.
בקצרה: ביום החריג רושמים ארבעה דברים: מי ביקש ואיך, מה בוצע ואיפה, מי עבד ובאיזה ציוד, ותמונות לפני ואחרי. סוגרים את היום בחתימה, וכשמגיע החשבון, החריג מחכה ביומן ולא בזיכרון של מישהו.
מה זה עבודה חריגה
עבודה חריגה, או בקיצור “חריג”, היא כל עבודה שלא הייתה בחוזה או בכתב הכמויות. באתר היא נולדת בדרך כלל באחת משלוש דרכים:
- המזמין ביקש שינוי. פתח נוסף בקיר, עוד נקודת חשמל, מחיצה שזזה חצי מטר.
- התוכנית השתנתה. מהדורה חדשה מוסיפה עבודה, או משנה עבודה שכבר בוצעה.
- משהו התגלה בשטח. סלע בחפירה, צנרת ישנה שלא הופיעה בתוכנית.
חשבון חריגים הוא החשבון שהקבלן מגיש על העבודות האלה. המפקח בודק אותו כמו כל חשבון: האם מה שכתוב בו באמת בוצע בשטח, מתי, ומי ביקש.
איך מאשרים חריג ומי מאשר, תלוי בחוזה שלכם. כדאי לבדוק מה כתוב בו על שינויים לפני שהחריג הראשון מגיע. כאן נתמקד בחלק שתלוי רק בכם: התיעוד.
למה חריגים נופלים בחשבון הסופי
ברוב המקרים העבודה בוצעה. מה שחסר הוא דף מאותו יום. ככה זה קורה:
- הבקשה הייתה בעל פה. בסיור, בטלפון, “תעשו כבר”. אחרי חודשיים אף אחד לא זוכר מי אמר מה.
- החריג נבלע ביום רגיל. ביומן כתוב “עבודות בקומה 3”, ולא שזה היה חריג.
- אין תמונה של לפני. אחרי שהפתח נפתח והקיר טויח, כבר אי אפשר להראות מה היה שם קודם.
- החשבון יוצא מאוחר. החריג בוצע במרץ, החשבון מוגש במאי, ומנהל העבודה שהיה שם כבר עובר לפרויקט אחר.
ואז זה ויכוח על מה בוצע: מילה מול מילה, ומי שלא תיעד מתחיל בעמדה חלשה.
מה מתעדים ביום החריג
ביום שמתחילים עבודה חריגה, רושמים אותה ביומן של אותו יום בנפרד מהעבודה הרגילה, ופותחים את השורה במילה “חריג”. כך מזהים אותה מיד, גם כשעוברים על חודש שלם. על מה שרושמים ביומן כל יום מוסיפים ביום החריג ארבעה דברים:
מי ביקש, ואיך
- מי: שם ותפקיד. המזמין, המפקח, האדריכל.
- בכתב: מייל, הודעה, סימון על תוכנית. מצלמים את המסך או את הסימון ומוסיפים ליומן כתמונה.
- בעל פה: רושמים מתי ואיפה, ובמילים של מי שביקש. “בסיור בקומה 3, בעשר בבוקר, המפקח ביקש להוסיף פתח בקיר המזרחי של דירה 11.” ואם אפשר, מבקשים אחר כך הודעה קצרה בכתב, ומצרפים גם אותה.
- מתוכנית חדשה: איזו מהדורה ומתי הגיעה. ביומן של קיפר מסירת תוכנית למנהל העבודה נרשמת בחתימה, כך שרואים בדיוק איזו מהדורה נמסרה ומתי.
מה בוצע, ואיפה
לא “עבודות בקומה 3”, אלא “פתח 90 על 210 בקיר בטון, קומה 3, דירה 11, הקיר המזרחי”. מידות, כמויות וחומרים, כמו שהמשרד יצטרך לכתוב אותם בחשבון.
חריג שנמשך כמה ימים נרשם בכל יום מחדש: מה בוצע היום, ומה נשאר.
עובדים וציוד
- מי עבד על החריג. אילו עובדים וקבלני משנה, וכמה שעות.
- ציוד. מסור בטון, מנוף לחצי יום, משאבה. רושמים אותו בהערות של אותו יום.
- מה נעצר בגללו. אם הצוות עבר לחריג והעבודה הרגילה חיכתה, גם זה נרשם. עיכוב כזה מתעדים כמו כל עיכוב באתר. כך בבדיקה השבועית מול לוח הזמנים, הסיבה לפער כבר כתובה.
תמונות לפני ואחרי
- לפני: הכי חשובה, והכי נשכחת. הקיר לפני הפתח, החפירה לפני שפורקה הצנרת.
- במהלך: כל מה שעומד להיסגר. ברזל, צנרת, איטום.
- אחרי: העבודה הגמורה.
מצלמים מאותה נקודה, כך שרואים את ההבדל במבט אחד.
חתימת המפקח על היום
תיעוד שאפשר לשנות בדיעבד לא שווה הרבה כשמתחיל ויכוח. לכן חשוב איך נסגר יום של חריג. זה גם אחד הדברים שכדאי לבדוק כשבוחרים תוכנה לקבלנים.
ביומן של קיפר מנהל העבודה חותם בסוף היום, השדות שלו ננעלים והמפקח מקבל התראה. המפקח עובר על היום, כולל החריג, וכשהוא חותם, יומן היום כולו ננעל. מה שנרשם באותו יום נשאר כמו שהוא.
יום חתום מראה מה בוצע ומתי. איך מאשרים את החריג עצמו, זה כבר עניין של החוזה שלכם. אבל כשהמפקח ראה את החריג ביומן באותו יום, הוא לא פוגש אותו לראשונה בחשבון. זה בדיוק מה שהופך יומן להוכחה כשיש ויכוח.
ואם המזמין צריך לראות את זה, שולחים לו דוח יומי ב-PDF, גם אם הוא לא משתמש במערכת.
מהיומן לחשבון: איך המשרד מוצא את זה אחרי חודשיים
כשהחריג נרשם באותו יום, חשבון החריגים לא מתחיל בשחזור. המשרד רואה את אותו יומן מהמחשב, לפי הרשאות התפקיד, בלי להתקשר לשטח ולשאול.
מורידים מהיומן דוח PDF או אקסל:
- האקסל נוח לסיכום: שורה לכל חריג, עם תאריך, מי ביקש, מה בוצע ואיפה, עובדים וציוד.
- ה-PDF של הימים הרלוונטיים מצטרף לחשבון.
חריג שעדיין מחכה להודעה בכתב, או למידות מהאדריכל? ביומן של קיפר פותחים עליו משימה: נושא, תיאור, מי מטפל, סטטוס ועדיפות. המשימה נשארת פתוחה עד שמישהו סוגר אותה, ולא נקברת בוואטסאפ.
וכשקבלן משנה מגיש לכם חריג, זה עובד גם הפוך: המשרד בודק את החשבון מול היומן של אותם ימים.
מתחילים מהחריג הבא
לא צריך לחכות לפרויקט חדש. בפעם הבאה שמישהו אומר בסיור “תוסיפו פה עוד פתח”, הטלפון כבר ביד: תמונה של לפני, שתי שורות על מי ביקש, וזה ביומן. גם במרתף, בלי קליטה: הנתונים מסתנכרנים למשרד כשחוזרים לרשת.
ככה גם מתחילים ניהול דיגיטלי של פרויקטי בנייה: קודם מה שיוצר ויכוחים.
יומן העבודה הדיגיטלי של קיפר מרכז את כל זה במקום אחד: מי היה באתר, מה בוצע, תמונות, משימות, וחתימה שסוגרת את היום.
השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, בחינם, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.