ניהול סיכונים בפרויקט בנייה נשמע כמו מסמך של עשרה עמודים שאף אחד לא פותח. באתר זה נראה אחרת: חמש שורות ביום ראשון בבוקר, על מה שיכול להפיל את השבוע הזה.
יום חמישי, הגשם התחיל. ביום ראשון יש יציקה, והבטון הוזמן. הברזל של הקומה הבאה עדיין לא הגיע. וקבלן האינסטלציה אמר “אנסה” כבר פעמיים. כל אחד מהדברים האלה היה ידוע שבוע קודם. מה שחסר הוא מקום אחד שבו הם כתובים, עם שם ליד כל אחד.
בקצרה: בכל שבוע כותבים ביומן העבודה רשימה של חמישה עד שבעה סיכונים. ליד כל אחד: מה יקרה אם זה יתממש, מי מטפל ועד מתי. במהלך השבוע מסמנים מה קרה בפועל.
ארבעה סיכונים שחוזרים כמעט בכל אתר
- מזג אוויר. גשם, רוח חזקה וחום קיצוני עוצרים עבודות חוץ, ובעיקר יציקות ועבודות גובה. הסיכון לא נעלם, אבל אפשר להזיז לוח זמנים לפני שהענן מגיע. איך מתעדים את יום הגשם עצמו, כתבנו בימי גשם ועיכובים באתר בנייה.
- ספק שמאחר. חומר שלא הגיע בזמן הוא יום עבודה של כל מי שמחכה לו. מה בודקים לפני ההזמנה ומה רושמים כשהיא מתעכבת: הזמנת חומרים מספק.
- קבלן משנה. לא הגיע, הגיע עם חצי צוות, או הגיע לפני שהאזור מוכן. מה רושמים ביום שקבלן משנה מאחר.
- שינויים מהמזמין. “תזיזו פה קיר”, “תחליפו חיפוי”. כל שינוי כזה לוקח זמן וכסף, ואם לא נרשם מיד הוא הופך לוויכוח. על זה בעבודות חריגות בבנייה.
הרשימה השבועית: חמש עמודות
ביום ראשון, אחרי שמסתכלים על התוכנית של השבוע, כותבים לכל סיכון:
- מה יכול לקרות. במילים של האתר: “ספק הברזל מאחר בקומה 4”.
- מה זה יעשה. “אם לא יגיע עד רביעי, הצוות יושב ביום חמישי”.
- כמה סביר. גבוה, בינוני או נמוך. לא צריך יותר.
- מה עושים. “מתקשרים לספק ביום שלישי, ובמקביל בודקים ספק חלופי”.
- מי ועד מתי. שם אחד ותאריך אחד.
חמש שורות כאלה לוקחות עשר דקות, ומחליפות שיחות מתוחות ביום חמישי.
במהלך השבוע: מסמנים מה קרה
הרשימה שווה משהו רק אם חוזרים אליה. בסוף כל יום, כשרושמים את היום ביומן, מעיפים עין: משהו התממש? משהו השתנה? סיכון שהתממש הופך לאירוע ביומן, עם שעה, תמונה ומה נעצר. סיכון שעבר בשלום נמחק מהרשימה, ובמקומו נכנס חדש.
כך בסוף החודש יש לכם לא רק רשימה, אלא גם תיעוד של מה באמת פגע בפרויקט, ובכמה ימים. זה מה שמנהל הפרויקט צריך כשהוא מעדכן את לוח הזמנים, וזה מה שעומד מאחורי בקשה להארכת זמן ביצוע.
מה זה נותן למנהל הפרויקט
מנהל הפרויקט לא יושב באתר. הרשימה השבועית מראה לו מה מדאיג את מנהל העבודה, לפני שזה מגיע אליו כבעיה. ושורה כמו “ספק ברזל, גבוה, מחכים לאישור עד שלישי” שווה יותר משיחת טלפון בשבע בערב.
איך זה נראה בקיפר
ביומן של קיפר רושמים את הסיכון כמשימה: נושא, תיאור, “מטופל על ידי”, סטטוס ועדיפות. כשהסיכון מתממש, מוסיפים תגובה עם תמונה מהטלפון, גם בלי קליטה, והנתונים מסתנכרנים למשרד כשחוזרים לרשת. בסוף היום מנהל העבודה חותם ושדותיו ננעלים. את המשימות והאירועים מורידים לדוח PDF או לאקסל, לסיכום של סוף חודש.
מתחילים ביום ראשון הקרוב
לא צריך תבנית ולא קורס. קחו פרויקט אחד, כתבו חמש שורות, ובעוד שבוע בדקו כמה מהן קרו. השאירו פרטים, ונקים לכם ניסיון של 14 ימים על הפרויקט שרץ אצלכם עכשיו.
השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, בחינם, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.