תוכנה לקבלנים שווה משהו רק אם מנהל העבודה באמת משתמש בה באתר, כל יום.
הוויכוחים היקרים בפרויקט מתחילים בשטח: מי היה באתר, מה בוצע, איזו תוכנית קיבל מנהל העבודה. מה שלא נרשם באותו יום, קשה להוכיח חודש אחר כך. לכן כשבודקים תוכנה לקבלנים, כדאי להתחיל מהשאלה הפשוטה: מה קורה באתר בשבע בבוקר?
הנה חמישה דברים לבדוק לפני שמחליטים.
1. מנהל העבודה ימלא אותה מהטלפון?
מנהל עבודה עומד בין משאבת הבטון לקבלן הטיח. אין לו זמן למסכים מסובכים. תוכנה טובה נותנת לו לתעד את היום בכמה דקות: מי באתר, מה בוצע, תמונה והערה. אם אחרי שבוע הוא חוזר ליומן הנייר, חבל על הכסף. ובדקו שאותו יומן פתוח גם בטאבלט ובמחשב, כדי שכל אחד יעבוד מהמכשיר שנוח לו.
2. היא עובדת גם בלי קליטה?
במרתף, בקומות החניון או באתר חדש בקצה העיר, הקליטה נעלמת. תוכנה שנתקעת בלי רשת לא תשמש אף אחד. בדקו שאפשר להמשיך לתעד באופליין, ושהנתונים מסתנכרנים למשרד כשחוזרים לרשת. כך מה שתועד במרתף מגיע למשרד, ואף אחד לא מקליד אותו שוב בערב.
3. קבלני משנה ומה בוצע, באותו יום
כשקבלן משנה מגיש חשבון, או כשהמזמין שואל למה יש עיכוב, צריך תשובה מתועדת. חפשו תוכנה שמתעדת כל יום את העובדים וקבלני המשנה באתר, מה בוצע, תמונות ואירועים מיוחדים: מזג אוויר, עיכוב באספקה, תלונה של שכנים. כך יש לכם תמונה מלאה של כל יום, ולא רק מה שמישהו זוכר. פירטנו מה לתעד כל יום על קבלני משנה.
ומה עם מה שנשאר פתוח? בדקו שאפשר לפתוח משימה ישר מהשטח, עם סטטוס, עדיפות ומי מטפל, ולהוסיף לה הערות ותמונות עד שהיא נסגרת. ככה תיקון קטן לא נופל בין הכיסאות.
4. חתימה שסוגרת את היום
תיעוד שאפשר לשנות בדיעבד שווה מעט. בדקו איך נסגר יום עבודה: מי חותם, ומה קורה אחרי החתימה. בקיפר, למשל, מנהל העבודה חותם והמפקח מקבל התראה. כשהמפקח חותם, יומן היום ננעל. גם מסירת תוכניות מודפסות למנהל העבודה נרשמת בחתימה, כך שברור איזו מהדורה נמסרה ומתי.
5. המשרד רואה בלי להתקשר לשטח
בעל החברה ומנהל הפרויקט לא צריכים לחכות לסיכום בערב. בדקו שהמשרד רואה את אותו תיעוד כמו השטח, עם הרשאות לפי תפקיד, ושאפשר להוריד דוחות PDF או אקסל. דוח יומי ב-PDF שנשלח למשרד, למפקח או למזמין, גם למי שאינו משתמש במערכת, חוסך הרבה טלפונים.
בודקים באתר אמיתי, לא בהדגמה
הדרך הטובה ביותר לדעת אם תוכנה מתאימה לכם היא להפעיל אותה בפרויקט שלכם, עם מנהל העבודה שלכם. יומן העבודה הדיגיטלי של קיפר בנוי בשביל חמשת הדברים האלה: תיעוד מהיר מהשטח, עבודה גם בלי קליטה, חתימות שסוגרות את היום ודוחות מסודרים למשרד.
השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, בחינם, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.