אפליקציה ליומן עבודה מעבירה את היומן של האתר לטלפון: מתעדים בשטח מי עבד, מה בוצע, תמונות וחתימות, והמשרד רואה את אותו תיעוד בלי לחכות לסוף היום.
קיפר הוא יומן עבודה דיגיטלי לקבלן עם אפליקציה לשטח, ואפשר לנסות אותו 14 ימים בחינם: מנהל העבודה ממלא את היומן בשטח מהטלפון או מהטאבלט, והמשרד, המפקח ומנהל הפרויקט רואים אותו מהמחשב. אפליקציית Android זמינה ב-Google Play למשתמשים קיימים, ו-iOS בקרוב. האפליקציה מתאימה לקבלנים ראשיים ולקבלני משנה.
למה קבלנים מעבירים את היומן לטלפון? חמש סיבות מהשטח:
1. ממשיכים לתעד גם כשאין קליטה
במרתף, בחדר מדרגות או באתר מחוץ לעיר, הקליטה נעלמת בדיוק כשצריך לרשום משהו. קיפר עובד גם באופליין: מתעדים כרגיל, והנתונים מסתנכרנים למשרד כשהקליטה חוזרת. איך זה נראה במרתף ובאתר מחוץ לעיר: יומן עבודה בלי קליטה.
2. השטח והמשרד רואים את אותה תמונה
קבלן ראשי, קבלני משנה, מנהל עבודה, מפקח ומשרד. כשהעדכונים עוברים בוואטסאפ, בטלפון ובמחברת, משהו תמיד נופל בדרך.
ביומן אחד כל אחד רואה את מה שרלוונטי לו, לפי ההרשאות שלו: מי היה באתר, מה בוצע ומה נרשם מהשטח. פחות «לא ידעתי», פחות טלפונים בערב.
מנהלים כמה אתרים במקביל? ראו איך מקבלים תמונה יומית מכל אתר, בלי סבב טלפונים.
3. יש הוכחה כשיש ויכוח
ויכוח עם מזמין או עם קבלן משנה יכול לצוץ גם חודשים אחרי. אז צריך לדעת בדיוק מה היה באתר באותו יום.
ביומן הדיגיטלי כל יום מתועד עם תמונות והערות. מנהל העבודה והמפקח חותמים בחתימה דיגיטלית, וכשהמפקח חותם, יומן היום ננעל. גם מסירת תוכניות למנהל העבודה מתועדת בחתימה, כך שברור איזו מהדורה נמסרה ומתי.
עובדים עם קבלני משנה? פירטנו מה לתעד כל יום על קבלני משנה, כדי שיהיה לכם על מה לסמוך כשמגיע החשבון. ויכוח על עבודה שלא הייתה בחוזה? ראו עבודות חריגות בבנייה: מה לתעד ביום החריג. ואם הפרויקט מתעכב, הנה מה לרשום ביומן ביום של גשם או עיכוב, כדי שבסוף החודש כל עיכוב יהיה מתועד.
4. ברור מי מטפל במה
באתר תמיד צצות משימות: תיקון, הזמנה, בדיקה. בקיפר כל משימה מקבלת סטטוס ועדיפות, רושמים מי מטפל בה, ומתכתבים עליה עם תמונות באותו מקום. רואים מיד מה פתוח ומה נסגר.
משהו בתוכנית לא מסתדר ומחכה לתשובה מהאדריכל? ראו שאלת הבהרה למתכנן: איך שואלים, רושמים ובונים לפי התשובה. ומה עוד עושים מהטלפון ביום עבודה אחד, מהבוקר ועד הסיכום, תמצאו באפליקציה לקבלנים: מה עושים מהטלפון באתר.
5. הדוח מוכן בלי לשבת עליו בערב
במקום להעתיק את היום מהמחברת, מורידים דוח PDF או אקסל מהיומן, ושולחים דוח יומי ב-PDF למשרד, למפקח או למזמין, גם למי שלא משתמש במערכת. פחות ניירת, יותר זמן לנהל את העבודה.
עדיין עם יומן נייר? טופס יומן עבודה להדפסה מראה מה רושמים בכל סעיף, ואיך ממלאים את אותו יומן מהטלפון. ואם החלטתם לעבור, המעבר מיומן נייר ליומן דיגיטלי הוא תוכנית לשבוע הראשון: אתר אחד, ויומן הנייר ממשיך במקביל.
האפליקציה בשטח: ארבעה רגעים מיום עבודה
ביומן נייר, הרגעים האלה נגמרים ב«ארשום אחר כך». בטלפון, הם נרשמים במקום.
במרתף, בלי קליטה. קבלן האינסטלציה סיים את הקווים בחניון, ואין קליטה. מנהל העבודה פותח את היומן כרגיל, מצלם, כותב הערה קצרה וממשיך בסיור. הכל נשמר בטלפון ומסתנכרן למשרד כשהקליטה חוזרת. אף פרט לא מחכה לערב, ואף פרט לא נשכח בדרך.
תמונה במקום הסבר. בסיור מתגלה תיקון שצריך לעשות בקומה העליונה. במקום להסביר בטלפון מה בדיוק לא בסדר, מצלמים. התמונה נכנסת ליומן של היום, והתיקון נפתח כמשימה: מה צריך לעשות, מי מטפל, עדיפות ותמונה. כשהתיקון בוצע, מוסיפים תמונה בהתכתבות של המשימה וסוגרים אותה.
חתימה על המסירה, על המסך. מהדורה חדשה של תוכנית מגיעה לאתר. מנהל העבודה חותם על המסירה ביומן, מהטלפון, וברור לכולם איזו מהדורה נמסרה ומתי. אין דף קבלה שהולך לאיבוד בקרוואן.
התראה למפקח, ויום שנסגר. בסוף היום מנהל העבודה עובר על היומן בטלפון וחותם. המפקח מקבל התראה וחותם, ויומן היום ננעל, גם עבור מנהל העבודה. אין מחברת שעוברת מיד ליד, והתיעוד נשאר בדיוק כמו שנרשם.
בעוד חצי שנה, כשמישהו ישאל על הקווים בחניון או על התיקון בקומה העליונה, התשובה ביומן: תמונות, הערות וחתימות, בדיוק כמו שנרשמו באותו יום.
זה החלק שקורה בטלפון. את היום המלא, מרישום הצוותים בבוקר ועד הדוח היומי למשרד, תמצאו ביום עבודה באתר עם יומן העבודה של קיפר.
אפליקציה לקבלנים: מה מקבל קבלן ראשי, ומה קבלן משנה
מחפשים אפליקציה לקבלנים? תתחילו מהשאלה מה צריך לקרות באתר כל יום, ומי צריך לראות את זה.
קבלן ראשי. באתר עובדים כמה קבלני משנה, ומול המזמין והמפקח אתם אחראים על כולם. מנהל העבודה רושם כל בוקר אילו קבלני משנה הגיעו וכמה עובדים, ומתעד מה בוצע, עם תמונות. כשמגיע חשבון של קבלן משנה, או טענה של המזמין על עיכוב, יש יומן חתום להראות.
קבלן משנה. גם לכם יש מזמין: הקבלן הראשי. תיעוד יומי עם תמונות מראה מה ביצעתם ומתי, ודוח PDF יומי יוצא למי שצריך, גם למי שלא משתמש במערכת.
המשרד. רואה מהמחשב את אותו יומן, בלי לחכות לסיכום בערב. מנהל הפרויקט רואה את כל האתרים במקום אחד, והמפקח וקבלני המשנה נכנסים לאותו יומן, כל אחד עם ההרשאות של התפקיד שלו.
אפליקציה לקבלנים שווה משהו רק אם מנהל העבודה ממלא אותה כל יום. לכן היא צריכה להיות פשוטה, לעבוד גם במרתף בלי קליטה, ולהוציא דוח בלי לשבת עליו בערב. כל מה שהיומן נותן לקבלן מפורט ביומן עבודה לקבלן.
מה לבדוק כשבוחרים אפליקציה ליומן עבודה
- עובדת בלי קליטה. אחרת, ביום הראשון שהיא נתקעת במרתף היומן חוזר למחברת.
- פשוטה למנהל העבודה. הוא ממלא אותה כל יום, בין שתי בעיות באתר.
- חתימות ונעילת יום. כך התיעוד נשאר כמו שנרשם.
- דוחות שאפשר לשלוח. PDF ואקסל, למשרד, למפקח ולמזמין.
- ניסיון על פרויקט אמיתי. בודקים באתר שלכם לפני שמחליטים.
רוצים להעמיק? קראו את תוכנה לקבלנים: 5 דברים לבדוק לפני שבוחרים. מתלבטים מאיפה להתחיל? ניהול דיגיטלי של פרויקטי בנייה מתחיל מהשטח: מה עובר לטלפון קודם.
איך מתחילים עם קיפר?
רוצים את היומן בטלפון כבר בפרויקט הנוכחי? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, בחינם, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.