הזמנת חומרים מספק היא הרגע שבו מגדירים מה יגיע לאתר: איזה חומר, כמה, מתי, באיזה מחיר ומי אישר. כשזה כתוב ברור, המשלוח נבדק מול ההזמנה. כשזה נאמר בטלפון, המשלוח נבדק מול הזיכרון של כל אחד.
יום ראשון, שיחה קצרה עם הספק: “תביא 40 רשתות לקומה 5, עד סוף השבוע”. ביום חמישי מגיעות 30. הספק אומר שדובר על 30, מנהל העבודה זוכר 40, והמחיר? גם עליו כל אחד זוכר משהו אחר. אין מה להציג, כי ההזמנה לא נרשמה.
בקצרה: לכל הזמנה רושמים חמישה דברים: מה, כמה, מתי, כמה עולה ומי אישר. ההזמנה נשמרת במקום אחד, וכשהמשלוח מגיע בודקים אותו מולה.
חמשת הפרטים של כל הזמנה
- מה. סוג החומר, מפרט ותקן אם הפרויקט דורש. “רשת מרותכת”, לא “רשתות”.
- כמה. כמות ויחידת מידה: טון, משטחים, מטרים, שקים. הכמות נרשמת עם היחידה, כי “40” בלי יחידה אפשר לפרש בשלוש דרכים.
- מתי ולאן. תאריך ושעה לאספקה, והמקום באתר: שער, מחסן או קומה. אם צריך עגורן או פריקה בשעה מסוימת, זה נכתב כאן.
- מחיר. מחיר ליחידה, והאם כולל הובלה ופריקה. ההצעה שנתנו לכם היא המחיר, לא מה שנזכרים בו אחר כך.
- מי אישר. מי מטעמכם הזמין, ומי הספק שאישר. שם ותאריך.
כמה להזמין
הכמות לא נקבעת בעין. נקודת ההתחלה היא כתב הכמויות: כמה נדרש לסעיף, פחות מה שכבר הגיע, ועוד מרווח לפחת לפי סוג החומר. הזמנה קטנה מדי עוצרת עבודה. הזמנה גדולה מדי ממלאת את המחסן, ובסוף משלמים על מה שלא נוצל. איך עוקבים אחרי המלאי באתר, פירטנו בניהול מלאי חומרים ומחסן באתר.
כדאי לקבוע מראש גם מי מורשה להזמין. כשמנהל עבודה, מנהל פרויקט ומנהל רכש מזמינים מאותו ספק לאותו אתר, קל להגיע לשתי הזמנות על אותו חומר.
מתי להזמין
עובדים אחורה מהתאריך שבו החומר נדרש: זמן האספקה של הספק, יום ביטחון, ועוד זמן להכין את המקום. חומר שמגיע שבוע לפני שהאתר מוכן תופס מקום ונחשף לנזק. חומר שמגיע יום אחרי שהצוות כבר עמד, עולה בימי עבודה של צוות שמחכה.
איך זה נשמר
ההזמנה נרשמת באותו יום, ובמקום שאפשר למצוא אחר כך. בקיפר זה אירוע ביומן העבודה או משימה עם מי מטפל, סטטוס ותאריך. אישור הספק, כמו הודעה שהתקבלה או הצעת מחיר, מצטרף להערות באותה משימה.
כשהמשלוח מגיע, מנהל העבודה פותח את ההזמנה ומשווה: זו התעודה, זו הכמות שירדה מהמשאית, זו ההזמנה. את הצד השני של התהליך, מה רושמים כשהמשאית בשער, פירטנו בקליטת חומרים באתר בנייה.
כשההזמנה משתנה
שינויי כמות, דחיית אספקה או החלפת חומר קורים. הם לא צריכים להיעלם בשיחה:
- רושמים את השינוי באותה הזמנה. מה השתנה, מה היה קודם.
- רושמים מי ביקש ומי אישר מצד הספק. גם אם זו הודעה בווטסאפ.
- בודקים מחיר. שינוי כמות או חומר משנה לפעמים את המחיר ליחידה.
כך, כשהספק מחייב אחרי שלושה שבועות, יש מה להציג מול החשבונית: ההזמנה, השינויים, התעודה והכמות שנקלטה.
צ’קליסט להזמנת חומרים
- חומר ומפרט, כמות ויחידה
- תאריך, שעה ומקום אספקה
- מחיר ליחידה, והאם כולל הובלה
- מי הזמין ומי אישר אצל הספק
- הכמות נבדקה מול כתב הכמויות ומול מה שכבר הגיע
- כל שינוי נרשם באותה הזמנה
ההזמנה הבאה
כשמגיע החשבון, מה שנרשם בהזמנה הוא מה שקובע. שתי דקות היום חוסכות שיחה לא נעימה בעוד חודש.
יומן העבודה הדיגיטלי של קיפר מחזיק את ההזמנה, את הקליטה בשער ואת המשימות במקום אחד, גם במרתף או בקומה בלי קליטה סלולרית.
השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים על פרויקט שרץ אצלכם עכשיו, בחינם, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.