המשאית אמורה להגיע בשבע, ובתשע וחצי עדיין אין אף אחד בשער. הצוות של הבטון עומד, העגורן שנשכר לשעתיים עומד, ומנהל העבודה מתקשר לספק בפעם השלישית: “היא בדרך”.
שבוע אחר כך הספק יגיד שסוכם על יום חמישי, ואתם תגידו שיום שלישי. מי שרשם באותו בוקר מה הוזמן, מה הובטח ומי עמד, לא צריך להתווכח.
בקצרה: ביום האיחור רושמים את ההזמנה והמועד שהובטח, כל שיחה עם הספק, מי עמד וכמה זמן, מה נעצר בלוח, ותמונה אחת. שולחים לספק הודעה בכתב, ובסוף היום חותמים.
מה מגיע לכם מהספק בגלל האיחור, ככלל, תלוי בהזמנה ובתנאים שסוכמו איתו. המדריך הזה עוסק במה שבידיים שלכם באתר. למקרה שלכם, בדקו ב”כל זכות” או עם עורך דין.
מה רושמים באותו בוקר
- ההזמנה והמועד שהובטח. מה הוזמן, כמה, ולאיזה תאריך ושעה. אם ההזמנה נרשמה כמו בהזמנת חומרים מספק, מפנים אליה. אם לא, רושמים את מה שזכור ומי אישר.
- מתי בדקתם. “07:00 אין משאית בשער. 09:30 עדיין אין.” שעה מדויקת שווה יותר מ”בבוקר”.
- מי עמד וכמה. כמה עובדים, של איזה צוות, מאיזו שעה עד איזו שעה. אם שכרתם ציוד לשעות, גם הוא נרשם.
- מה נעצר. איזו עבודה לא יכלה להתחיל, ומה תלוי בה אחריה.
- מה עשיתם. העברתם את הצוות לעבודה אחרת? הזמנתם חומר ממקום אחר? שעות, כמויות ומי אישר.
מה זה עושה ללוח הזמנים
איחור של משלוח לא נגמר ביום שבו הוא קרה. אם הבטון לא הגיע, הקומה הבאה זזה, ואיתה הטיח והאינסטלציה. לכן רושמים גם את ההשפעה: איזו משימה נדחתה, בכמה ימים, ומי אחריה בתור.
ימים שבהם הצוות הועבר לעבודה אחרת ולא עמד, נרשמים כמו שהם. כך הנתונים מדויקים ולא מוטים. על עיכובים שלא באשמת אף אחד, כמו גשם, כתבנו בימי גשם ועיכובים באתר בנייה, וכך בונים לוח זמנים לפרויקט שיכול לספוג דחיות.
תמונה והודעה לספק
תמונה. המקום הריק שבו החומר היה אמור לעמוד, עם הצוות שממתין אם אפשר. השעה על הטלפון היא חלק מהראיה. תמונה אחת מספיקה.
הודעה לספק, בכתב, ביום עצמו. קצרה ועניינית: “הוזמנו 40 רשתות מרותכות לאספקה היום עד 07:00, לקומה 5. נכון ל-09:30 לא הגיעו. הצוות ממתין. אנא עדכנו מתי תגיעו.” אחר כך רושמים ביומן שההודעה נשלחה ומתי, ומשמרים צילום מסך. אם ענה, גם התשובה נרשמת, כולל מועד חדש.
שיחת טלפון נרשמת בשורה: שעה, עם מי דיברתם, מה אמר ומה התחייב.
כשהמשלוח מגיע, סוגרים את העניין
כשהמשאית מגיעה, רושמים את שעת ההגעה בפועל ובודקים את המשלוח מול ההזמנה, כמו בקליטת חומרים באתר בנייה. מנהל עבודה שרושם “הגיע 11:40, חסרות 4 רשתות” סגר שני עניינים באותה שורה. אם האיחור נמשך כמה ימים, כל יום מקבל שורה משלו, כמו שמתעדים קבלן משנה בקבלן משנה מאחר או לא הגיע.
איך זה נראה בקיפר
ביומן העבודה של קיפר רושמים את האירוע מהטלפון, ליד השער, ומצרפים תמונה. לכל איחור פותחים משימה עם נושא, סטטוס ועדיפות, וכל שיחה והודעה נכנסות אליה כהערה. גם במקום בלי קליטה הנתונים מסתנכרנים למשרד כשחוזרים לרשת. בסוף היום מנהל העבודה חותם, ושדותיו ננעלים.
צ’קליסט ליום האיחור
- ההזמנה והמועד שהובטח
- שעות הבדיקה ושיחות עם הספק
- מי עמד, כמה זמן, ומה נעצר
- ההשפעה על הלוח, בימים
- תמונה, והודעה בכתב לספק
- שעת הגעה בפועל וקליטה מול ההזמנה
השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, בחינם, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.