הוראת שינוי בכתב היא המסמך שבו המזמין או המתכנן מורים לקבלן לשנות משהו בעבודה. מה שנרשם עליה ביומן העבודה הוא מה שמחזיק אותה כשמגיע החשבון.
יום חמישי בבוקר. האדריכל מתקשר: “תזיזו את המחיצה בדירה 7 חצי מטר, המזמין אישר”. הצוות כבר ביום ראשון על זה, כי מה זה כבר חצי מטר. חודש אחרי, בחשבון, המזמין שואל מי הורה וכמה זה היה אמור לעלות. ואף אחד לא שלח שורה בכתב.
בקצרה: לפני שמתחילים לבצע שינוי מבקשים אותו בכתב, עם שלושה דברים: מה משתנה, כמה זה עולה וכמה זמן זה מוסיף. ביום הביצוע רושמים ביומן את מספר ההוראה ומצרפים אותה, ובסוף היום חותמים.
הוראת שינוי, חריג ושאלת הבהרה: מה ההבדל
- שאלת הבהרה היא שאלה לפני שמחליטים. התשובה עדיין לא משנה כלום.
- הוראת שינוי היא ההחלטה שמגיעה אחרי: מישהו מוסמך אומר “לבצע כך”, ועליה נשענים גם הכסף וגם הזמן.
- עבודה חריגה היא העבודה עצמה, ואיך מתעדים אותה ביום שהיא מבוצעת.
בפרויקט מגורים יש גם בקשות של קונים לשינוי בדירה, עם מסלול משלהן: שינויי דיירים.
מה כותבים בהוראת שינוי
הוראה טובה נקראת בשתי דקות, גם על ידי מי שלא היה בסיור. שש שורות:
- מה משתנה ואיפה. “הזזת מחיצה בין סלון לחדר עבודה, דירה 7, קומה 2, חצי מטר מזרחה”, ולא “שינוי בדירה 7”.
- מי הורה ומתי. שם, תפקיד ותאריך.
- על מה זה משפיע. מספר התוכנית ומהדורתה, או הסעיף בכתב הכמויות.
- עלות. סכום, או הסכמה על איך הוא ייקבע. “נסגור אחר כך” הוא הדבר שהכי מסוכן לכתוב.
- זמן. כמה ימים השינוי מוסיף ללוח הזמנים, או “אין השפעה”. גם “אין השפעה” נכתב, כדי שיהיה ברור שזה נבדק.
- חתימה של מי שמוסמך לאשר.
מי מוסמך לאשר, באיזה סכום ובאיזה נוסח, כתוב בחוזה שלכם. כדאי לברר את זה לפני ההוראה הראשונה ולא אחריה.
עלות: מסכמים לפני שמבצעים
הדרך הרגילה: הקבלן שולח הצעת מחיר קצרה לשינוי, והמזמין או המפקח מאשרים אותה בהוראה.
- קודם מחיר, אחר כך ביצוע. כשאפשר, מאשרים את הסכום לפני שמתחילים.
- אם אי אפשר לחכות, מסכמים בכתב איך המחיר ייקבע (שעות עבודה וחומרים בפועל, או מחיר יחידה), ומתעדים ביומן את מה שמתבצע בכל יום.
- השינוי נכנס לחשבון כשההוראה מצורפת אליו. עוד על כך בחשבון חלקי.
זמן: ההוראה שמזיזה את הסיום
שינוי שמוסיף עבודה בדרך כלל מוסיף זמן. אם זה לא נכתב בהוראה, קשה לבקש את זה אחר כך. לכן כותבים בהוראה עצמה כמה ימים השינוי מוסיף, ומה הוא עוצר בינתיים. כשהשינוי דוחף את הסיום, אותה הוראה מצורפת לבקשה להארכת זמן ביצוע.
שינוי יכול להיות גם החלפת חומר שנגמר אצל הספק. מי מאשר חומר שווה ערך ואילו מסמכים מצרפים להוראה, פירטנו בנפרד.
מה רושמים ביומן
ההוראה היא המסמך. היומן מראה שהיא בוצעה, ומתי. ביום שהיא מתקבלת וביום הביצוע:
- מספר ההוראה ותאריכה. כך מוצאים אותה גם אחרי חצי שנה.
- מי הורה ובאיזה אופן: מסמך חתום, מייל, הודעה. את הצילום או הקובץ מצרפים ליומן.
- מה בוצע היום, באותה רמת פירוט של ההוראה: מידות, כמויות, מיקום.
- מי עבד וכמה שעות, ואיזה ציוד.
- תמונות לפני ואחרי, מאותה נקודה.
- מה נעצר בגלל השינוי, כדי שהסיבה לפער מול לוח הזמנים כבר תהיה כתובה.
- חתימה בסוף היום. ביומן של קיפר מנהל העבודה חותם, השדות ננעלים והמפקח מקבל התראה. כשהוא חותם, היום כולו ננעל. עוד על כך: חתימה על יומן עבודה.
הוראה שעדיין לא הגיעה בכתב לא נשארת בזיכרון של מישהו. פותחים עליה משימה ביומן: נושא, מי מטפל, סטטוס ועדיפות. היא נשארת פתוחה עד שמישהו סוגר אותה.
כשההוראה הגיעה רק בעל פה
קורה, בעיקר בסיור או בטלפון. הכלל: לא להיות היחיד שזוכר.
- רושמים ביומן באותו יום: מי אמר, מתי ואיפה, ומה בדיוק.
- שולחים הודעה קצרה: “בהמשך לשיחתנו, מבצעים הזזת מחיצה בדירה 7 חצי מטר מזרחה. נא אשרו.” מצרפים אותה ליומן.
- מבקשים הוראה חתומה עם העלות והזמן. עד אז זה רישום, ולא הסכמה.
כך נראה גם התיעוד שמחזיק כשיש ויכוח עם המזמין.
בשיפוץ אצל לקוח פרטי, הבקשות קטנות ותכופות: יומן עבודה לשיפוצים.
לשאלה משפטית על הוראה מסוימת בחוזה שלכם, כדאי לבדוק מול עורך דין.
מתחילים מההוראה הבאה
בפעם הבאה שמישהו אומר בסיור “תשנו את זה”, מבקשים הוראה, ובינתיים פותחים ביומן שורה אחת: מי, מתי, מה. הטלפון ביד, גם במרתף בלי קליטה: הנתונים מסתנכרנים למשרד כשחוזרים לרשת.
יומן העבודה הדיגיטלי של קיפר מרכז את כל זה במקום אחד: מי היה באתר, מה בוצע, תמונות, משימות וחתימה שסוגרת את היום.
השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, בחינם, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.