קיזוז מחשבון קבלן משנה: מה לתעד כדי שהקיזוז יחזיק

קיזוז מחשבון קבלן משנה הוא אחד הוויכוחים הקבועים באתר: הקבלן הראשי מוריד סכום בגלל נזק, איחור או עבודה שהיה צריך לעשות מחדש, וקבלן המשנה אומר שלא ידע על זה. מה שקובע אם הקיזוז יחזיק הוא בדרך כלל מה שנרשם ביומן העבודה ביום שזה קרה, ולא מה שנזכרים בו בסוף החודש.

יום חמישי בבוקר. הטייח עולה לקומה 4 ומגלה שקבלן האינסטלציה פתח קיר שהוא גמר אתמול. מתקנים וממשיכים. שלושה שבועות אחר כך, מורידים את התיקון מהחשבון של האינסטלטור. והתשובה: “איזה תיקון? אף אחד לא אמר לי כלום.” אם ביום חמישי זה נרשם, צולם ונשלחה הודעה, השיחה הזאת קצרה. אם לא, היא נגמרת בפשרה.

בקצרה: רושמים את האירוע ביומן באותו יום, עם תמונות ומיקום. מודיעים לקבלן המשנה בכתב, עוד באותו שבוע. סוגרים את היום בחתימה. ובחשבון החודשי, כל שורת קיזוז מפנה ליום ביומן.

אם מותר לקזז, כמה ובאיזו דרך, נקבע ככלל בהסכם עם קבלן המשנה. לכן קודם כול קוראים מה כתוב בו על קיזוז, על הודעה מראש ועל תיקון ליקויים. ליקויים שנרשמו כבר בקבלת העבודה הם הבסיס הטוב ביותר, ראו קבלת עבודה מקבלן משנה. המדריך הזה עוסק במה שבידיים שלכם באתר: מה לרשום ואיך. למקרה שלכם, בדקו ב”כל זכות” או עם עורך דין.

מתי עולה קיזוז

רוב הקיזוזים באתר נופלים לאחת מארבע קבוצות:

• נזק. קבלן המשנה פגע במשהו שכבר בוצע, בעבודה של קבלן אחר או בציוד: פיגום שסדק חלון שכבר הותקן, צבע על ריצוף גמור, צינור שנפגע בקידוח.
• איחור. הוא לא הגיע ביום שנקבע, או לא סיים בזמן, והעבודה של אחרים נעצרה בגללו.
• עבודה שבוצעה מחדש. התגלה ליקוי, קבלן המשנה התבקש לתקן ולא תיקן, ומישהו אחר תיקן במקומו.
• הוצאות ששילמתם במקומו. פינוי פסולת שהשאיר אחריו, ניקיון של קומה, מנוף שהוזמן בשבילו.

המשותף לכולם: הקיזוז מגיע שבועות אחרי האירוע, כשאף אחד כבר לא זוכר בדיוק מה היה. מה שנרשם באותו יום הוא מה שיישאר על השולחן.

ועוד שאלה ששווה לשאול לפני שמקזזים: האם קבלן המשנה קיבל הזדמנות לתקן בעצמו? בדקו בהסכם אם זה נדרש. וגם כשלא, קבלן משנה שהתבקש לתקן ולא הגיע מתווכח הרבה פחות על החשבון.

מה רושמים ביומן באותו יום

ביום שזה קורה, באתר, עם הטלפון ביד:

• מה קרה, במילים פשוטות. “פיגום של קבלן הטיח פגע בחלון בקומה 3, דירה 9, חזית מזרחית. הזכוכית סדוקה.” לא “נזק לחלון”.
• מתי ואיפה. תאריך, שעה, בניין, קומה, דירה. מי שיקרא את זה בעוד חודשיים לא היה שם.
• מי היה באתר מטעמו. כמה עובדים של קבלן המשנה היו באותו יום ומי ראש הצוות. את זה כבר רשמתם במצבת כוח האדם של הבוקר.
• תמונות, מרחוק ומקרוב. אחת שמראה איפה, ואחת שמראה מה. ואם יש ביומן תמונה מהימים הקודמים של אותו מקום, היא ה”לפני”.
• מי ראה. מנהל העבודה, המפקח, ראש הצוות של קבלן המשנה. אם ראש הצוות היה שם, רושמים גם מה אמר.
• מה עשיתם. עצרתם עבודה? הזמנתם מישהו לתקן? כמה עובדים, כמה שעות ואיזה חומר. מכאן ייצא הסכום.

באיחור, היום עצמו הוא העדות. ביום שקבלן המשנה לא הגיע רושמים שלא הגיע, ומי עמד וחיכה לו. יום בלי אף עובד שלו באתר הוא שורה ביומן, לא שורה ריקה.

בעבודה שבוצעה מחדש יש שני ימים חשובים: היום שבו הליקוי התגלה ונמסר לקבלן המשנה, והיום שבו מישהו אחר תיקן. ביום התיקון רושמים מי עבד, כמה שעות ואיזה חומר נכנס, בדיוק כמו בעבודות רג׳י.

ביומן של קיפר כל זה נכנס מהטלפון, כשעומדים מול החלון: האירוע נרשם באותו יום, התמונות לידו, וקבלני המשנה שהיו באתר כבר רשומים במצבת. גם בקומה בלי קליטה, הנתונים מסתנכרנים למשרד כשחוזרים לרשת.

לכל קיזוז פותחים משימה: נושא, תיאור, מי מטפל, סטטוס ועדיפות. כל שיחה עם קבלן המשנה, כל תמונה חדשה וכל עדכון נרשמים בה כתגובה, עד שהעניין נסגר בחשבון.

בסוף היום מנהל העבודה חותם, והשדות שלו ננעלים. כשהמפקח חותם, היום ננעל כולו. כך אף אחד לא יכול לטעון שהאירוע נוסף ליומן אחרי שהגיע החשבון. מה החתימה על היומן מוכיחה, פירטנו במדריך נפרד.

הודעה לקבלן המשנה

קיזוז שקבלן המשנה שומע עליו לראשונה בחשבון, כמעט תמיד הופך לוויכוח. הודעה באותו שבוע הופכת אותו לעניין שכבר דיברו עליו. וכדי שהקיזוז לא יהיה הפתעה, כדאי לתעד כבר מהיום הראשון, כפי שמפורט במדריך הסכם עם קבלן משנה.

ההודעה לא צריכה להיות מכתב של עורך דין. כמה שורות ענייניות מספיקות:

• בכתב. מייל, מכתב או הודעה. שיחת טלפון היא התחלה טובה, אבל אחריה שולחים גם בכתב.
• מה כותבים. מה קרה, מתי ואיפה, התמונות, ומה אתם מבקשים: שיתקן בעצמו עד תאריך מסוים, או שתתקנו אתם ותקזזו את העלות.
• לפי ההסכם. אם ההסכם קובע זמן או דרך להודעה, עושים בדיוק לפיו.
• מתי הודעתם, ומה ענה. תאריך ההודעה נרשם ביומן. כל תשובה שלו, גם “זה לא אנחנו”, נרשמת גם היא, וצילום מסך של ההודעה נכנס למשימה.

אם ראש הצוות שלו מאשר בכתב שראה את הנזק, עוד יותר טוב. אישור כזה שווה הרבה בסוף החודש.

להודעה אפשר לצרף דוח PDF של אותו יום מהיומן. וקבלן משנה שיש לו משתמש בקיפר רואה את התיעוד בעצמו, לפי ההרשאות של התפקיד שלו.

סוגרים את הקיזוז בחשבון החודשי

כשמגיע החשבון של קבלן המשנה, המשרד עובר עליו מול היומן: מי היה באתר, מה בוצע, ומה נרשם על הימים שבהם משהו השתבש. איך בודקים חשבון של קבלן משנה מול היומן, הסברנו במדריך לקבלני משנה.

ואת הקיזוז עצמו כך:

• שורה נפרדת לכל קיזוז. מה, תאריך, סכום ועל מה הוא מבוסס. לדוגמה: “תיקון חלון, קומה 3 דירה 9, לפי חשבונית הזגג”.
• מאשרים את מה שבוצע, ומקזזים בנפרד. הקיזוז לא מוחק את העבודה שנעשתה. כשהוא שורה משלו, קבלן המשנה רואה בדיוק מה ירד ולמה, והוויכוח, אם יהיה, נשאר על שורה אחת ולא על כל החשבון.
• מצרפים את הגיבוי. דוח PDF של יום האירוע, ההודעה שנשלחה, והחשבונית או השעות של התיקון. כשיש כמה ימים כאלה, מורידים אותם מהיומן לאקסל ומצרפים רשימה אחת.
• סוגרים את המשימה. כשהקיזוז נכנס לחשבון, מוסיפים הערה באיזה חשבון ובאיזה סכום, וסוגרים.

ומה אם קבלן המשנה לא מסכים? קודם מקשיבים. אולי יש לו תמונה שאין לכם. ואם ההסתייגות נשארת, גם היא נרשמת, ליד מה שאתם רשמתם. משם זה כבר עניין להסכם, ולפעמים לעורך דין.

וכשאתם בצד השני, והמפקח מוריד סעיף מהחשבון שלכם, אותו עיקרון עובד. פירטנו בחשבון חלקי בבנייה.

קיזוז שמחזיק מתחיל באותו יום

קיזוז מחשבון קבלן משנה מחזיק כשיש מאחוריו שלושה דברים: יום ביומן, הודעה בכתב, ושורה בחשבון שמפנה לשניהם. את כל השלושה בונים באתר, לא בסוף החודש.

יומן העבודה הדיגיטלי של קיפר מרכז את זה במקום אחד: מצבת קבלני המשנה, תמונות מהשטח, משימות, וחתימה שסוגרת את היום.

השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, בחינם, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.