מכרז לקבלן: מה להכין לפני ההגשה, ואילו נתונים מחזקים את המחיר ולוח הזמנים

המכרז יוצא ביום ראשון, וההגשה בעוד שלושה שבועות. במשרד מניחים על השולחן ערימת מסמכים, ובעל החברה שואל שתי שאלות: כמה נבקש, ובתוך כמה זמן נבטיח לסיים. אפשר לענות עליהן מתחושה, ואפשר לענות מנתונים.

בקצרה: הצעה במכרז נשענת על חמישה דברים: מסמכים ואישורים שאוספים מוקדם, מחיר שבנוי מכתב הכמויות, לוח זמנים ריאלי, ניסיון שאפשר להוכיח, ושאלות הבהרה שנשלחות בזמן. המחיר ולוח הזמנים נשענים על מה שרשמתם בעבודות קודמות.

מה מכינים לפני ההגשה

1. קוראים הכול, ומסמנים תנאי סף. תנאי סף הם מה שמחליט אם ההצעה בכלל נבדקת: ניסיון, היקף כספי, סיווג, אישורים. עוברים עליהם ראשונים, לפני שמשקיעים שעות בתמחור. מה נדרש בכל מכרז כתוב במסמכיו, ושם בודקים.

2. אוספים אישורים ומסמכים מוקדם. אישורים, ערבות והוכחות ניסיון תלויים בגורמים אחרים: בנק, חברת ביטוח, רואה חשבון. מי שמתחיל בהם יומיים לפני ההגשה, נתקע. על הערבויות ראו ערבויות בבנייה.

3. שואלים לפני שמניחים. סעיף לא ברור בכתב הכמויות או בתוכניות הוא כסף שנשאר פתוח. שולחים שאלת הבהרה בכתב, במועד שהמכרז קובע, ושומרים את התשובה. על הניסוח ראו שאלת הבהרה למתכנן.

4. מתמחרים לפי כתב הכמויות. כל סעיף: כמות, מחיר ליחידה, סך הכול. עוד על כך בהמשך.

5. בונים לוח זמנים שאפשר לעמוד בו. עוד על כך בהמשך, וגם בלוח זמנים לפרויקט בנייה.

המחיר: מה שרשמתם בפרויקט הקודם שווה כסף

במכרז אי אפשר לשכנע בחיוך. המחיר הוא מספר, והמספר הזה צריך להחזיק גם בחודש השישי. הדרך הבטוחה היא לתמחר לפי מה שעבודות דומות עלו לכם בפועל.

אם ביומן העבודה נרשם בכל יום מה בוצע, כמה, ומי עבד, אפשר לשלוף:

• ימי עבודה ועובדים לסעיף. כמה זמן לקח לצוות לסיים קומה של טיח או יציקת תקרה.
• ימים שבהם עבדו פחות, בגלל מזג אוויר או חומר שלא הגיע, כדי שהקצב שתתמחרו יהיה הקצב האמיתי ולא קצב של יום מושלם.
• מה חרג מהכתב. עבודות שלא תומחרו, ומה הן עלו.

דוגמה להמחשה בלבד: אם בשלושה פרויקטים דומים יציקת תקרה לקחה בין שמונה לעשרה ימי עבודה, לא תתמחרו לפי חמישה. כל צוות ואתר שונים, ולכן מחשבים מהנתונים שלכם. את שיטת התמחור עצמה, מכמות למחיר, פירטנו בהצעת מחיר לעבודות בנייה.

לוח הזמנים: מבטיחים מה שכבר עשיתם

במכרז, לוח הזמנים הוא לא רק הבטחה. הוא נכנס לחוזה, ואיחור לא מוצדק עלול להתגלגל לקנסות. לכן שווה לבנות אותו מקצב שנמדד, לא מהאופטימיות של יום ההגשה.

מה עוזר:

• קצב אמיתי מפרויקטים קודמים: כמה ימים לקח כל שלב, לפי היומן.
• ימי הפסקה מחושבים מראש: חגים, וגם גשם בעבודה בחורף. ראו ימי גשם ועיכובים באתר בנייה.
• חפיפה בין קבלני משנה, כדי שאף צוות לא מחכה לצוות אחר.

אחרי הזכייה: היומן הוא ההגנה שלכם

מי שזכה במכרז ציבורי נכנס לעולם של מפקח, חשבונות חלקיים ובקשות להארכת זמן, ובכולם חוזרים ליומן. מה החוזה בדרך כלל דורש, ואיך מנהלים את היומן כל יום, כתבנו ביומן עבודה בפרויקט ציבורי. ומה שנרשם בפרויקט הזה הוא הנתונים שמחזקים את ההצעה הבאה.

זו תמונה כללית. את דרישות המכרז שלכם קובעים מסמכיו, ובשאלות משפטיות כדאי להתייעץ עם עורך דין.

מתחילים לתעד לקראת המכרז הבא

מהיום, בכל שורת ביצוע ביומן: הסעיף, איפה, כמה, מי עבד, ותמונה. עוד חצי דקה בטלפון, ובמכרז הבא יש לכם מחירון ולוח זמנים משלכם, מהשטח.

יומן העבודה הדיגיטלי של קיפר מרכז את זה במקום אחד, גם באתר בלי קליטה, ומוריד הכול ל-PDF או לאקסל.

השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים על פרויקט שרץ אצלכם עכשיו, בחינם, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.