כלים כבדים באתר בנייה, עגורן, מחפר, משאבת בטון, הם מההוצאות הגדולות של כל יום עבודה. בסוף החודש הם מגיעים כחשבון אחד ארוך. כדי שאפשר יהיה לבדוק אותו, רושמים ביומן העבודה כל יום: איזה כלי היה באתר, מי הפעיל אותו, כמה שעות עבד, כמה עמד ולמה.
תחילת החודש. על השולחן במשרד חשבון מחברת ההשכרה: מחפר 20 ימים, 9 שעות ביום, ועוד שלוש יציאות של משאבת בטון. מנהלת הפרויקט זוכרת שהמחפר עמד יומיים בגלל גשם, ושבאחד מימי היציקה המשאבה חיכתה שעתיים למערבל הראשון. ביומן של אותם ימים כתוב “עבודות עפר” ו”יציקה”. אין מול מה לבדוק.
בקצרה: לכל כלי, כל יום, רושמים איזה כלי ושל מי, מי הפעיל, מתי הגיע ומתי יצא, כמה שעות עבד וכמה עמד, ולמה עמד. מצלמים את מונה השעות ואת דוח השעות של המפעיל. בסוף החודש פותחים את היומן ליד החשבון ובודקים יום מול יום.
למה שעות כלים הופכות לוויכוח
על כל כלי יש שלוש גרסאות: המפעיל רושם שעות בדוח שלו, הספק מחייב לפי הדוח, ומנהל העבודה זוכר משהו אחר. אם אין לכם רישום משלכם, נשארת גרסה אחת: של מי ששולח את החשבון.
- “היה באתר” ו”עבד” זה לא אותו דבר. מחפר שהגיע ב-7:00 וחיכה עד 9:00 לסימון של המודד היה באתר תשע שעות ועבד שבע. מי משלם על השעתיים תלוי בסיבה, ואת הסיבה צריך לרשום באותו יום.
- כל כלי מחויב אחרת. עגורן צריח מושכר לרוב לחודש, ולפעמים שעות נוספות של העגורנאי מחויבות בנפרד. מחפר ושופל לפי שעה או לפי יום, לפעמים עם מינימום שעות. משאבת בטון לפי יציקה, ולפעמים גם לפי זמן המתנה. כל שיטה נבדקת מול נתון אחר ביומן.
- הזיכרון מחזיק שבוע. החשבון מגיע אחרי חודש. עד שהוא מגיע, אף אחד כבר לא זוכר באיזה יום בדיוק המשאבה חיכתה.
- גם קבלני משנה מביאים כלים. קבלן העפר מגיע עם מחפר משלו ומחייב עליו בחשבון שלו. גם השעות האלה נבדקות מול היומן, בדיוק כמו מצבת כוח האדם שהוא מביא.
מה לרשום כל יום
לכל כלי שהיה היום באתר, שמונה שורות:
- איזה כלי ושל מי. “מחפר של חברת ההשכרה”, “שופל של קבלן העפר”, “העגורן”. אם יש באתר שני כלים מאותו סוג, רושמים מספר רישוי או מספר פנימי כדי להבדיל ביניהם.
- מי הפעיל. שם המפעיל, ואם הוא התחלף באמצע היום, גם את זה. בחשבון שכולל מפעיל, זה מה שבודקים.
- מתי הגיע ומתי יצא. כלי שהוזמן ל-7:00 והגיע ב-8:30 נרשם עם שתי השעות. האיחור הוא שלו, לא שלכם.
- כמה שעות עבד, ובמה. “חפירת יסודות בצד המזרחי”, “הנפת ברזל לקומה 4”, “יציקת תקרה קומה 2”. כך כל שעה של כלי מתחברת לעבודה שתופיע בחשבון החלקי.
- כמה שעות עמד, ולמה. תקלה, גשם או רוח, מחכה למערבל, מחכה למפקח, אין עדיין חזית עבודה. לכל סיבה יש כתובת אחרת: תקלה היא שיחה עם הספק, חזית שלא הוכנה היא שאלה פנימית, והוראה של המפקח לעצור יכולה להפוך לעבודה חריגה.
- מונה השעות. במחפר, בשופל ובמנוף יש מונה שעות מנוע. תמונה שלו בבוקר ותמונה בערב הן הנתון שהכי קשה להתווכח איתו.
- דוח השעות של המפעיל. לפני שחותמים לו, בודקים שהשעות בדוח הן השעות שרשמתם. מצלמים את הדוח החתום ומצרפים ליומן.
- כלי שהוזמן ולא הגיע. גם זה שורה ביומן: מי חיכה, כמה זמן, ומה נדחה בגללו.
לכל סוג כלי יש גם מה שחשוב לו במיוחד:
- עגורן צריח: ימים שבהם העגורן עמד, בגלל רוח, תקלה או בדיקה, ושעות של העגורנאי מעבר ליום הרגיל.
- מחפר ושופל: מונה השעות, ובאיזה אזור באתר עבד. בעבודות עפר ארוכות, יומן לעבודות תשתית מפרט איך רושמים לפי מקטע.
- משאבת בטון: מתי הגיעה, מתי התחילה לשאוב ומתי סיימה, וכמה חיכתה למערבלים. את שאר יום היציקה פירטנו במה רושמים ביומן ביום יציקה.
ובאתר ליד בתי מגורים, שעת ההתחלה והסיום של הכלים הן גם התשובה לפקח. מתי מותר להפעיל כלים באזור מגורים פירטנו בנפרד.
ביומן של קיפר מנהל העבודה רושם את הכלים מהטלפון, ליד הכלי, בהערות של אותו יום, ומצרף תמונה של מונה השעות או של דוח המפעיל. גם בחפירה בלי קליטה: התיעוד נשמר בטלפון ומסתנכרן למשרד כשחוזרים לרשת. בסוף היום הוא חותם, המפקח מקבל התראה, וכשהמפקח חותם, יומן היום ננעל. מה שנרשם נשאר כמו שהוא.
בדיקת חשבון ההשכרה מול היומן
החשבון הגיע. עכשיו מניחים אותו ליד היומן של אותו חודש, ועוברים יום אחרי יום:
- ימים. האם הכלי היה באתר בכל יום שמופיע בחשבון? יום גשם שבו הכלי לא יצא מהחניה, או שבת שהשתרבבה לחשבון, נראים מיד מול היומן.
- שעות. השעות בחשבון מול שעות העבודה ושעות ההמתנה שנרשמו. ההפרש הוא השאלה הראשונה לספק.
- המתנה. לכל שעת המתנה בחשבון, מה הסיבה שנרשמה ביומן. מי משלם עליה קובע ההסכם עם הספק. היומן מראה מה קרה.
- תקלות. כמה זמן הכלי עמד בגלל תקלה, ומתי חזר לעבוד.
- מפעיל. אם החשבון כולל מפעיל, האם הוא זה שעבד באתר באותם ימים.
- מה שלא מסתדר. מרכזים את ההפרשים ברשימה אחת, יום, שעות בחשבון, שעות ביומן, סיבה, ושולחים לספק עם הדוח היומי של אותם ימים.
ביומן של קיפר מורידים את היומן כדוח PDF או אקסל, והבדיקה נעשית במשרד, בלי סבב טלפונים לאתר. שיחה עם ספק על דוח חתום עם תאריך קצרה הרבה יותר משיחה על “אני זוכר ש…”.
ויש גם כיוון שני. כלי שעבד בעבודה חריגה לפי הוראה של המפקח, או שעמד בגלל עיכוב של המזמין, הוא שעות שאתם מבקשים בחשבון שלכם. גם הן צריכות להיות ביומן של אותו יום. כך רושמים ימי גשם ועיכובים, וכך מתעדים מחלוקת עם המזמין כדי שתחזיק מים.
מתחילים מהכלי הבא שמגיע לאתר
לא צריך לחכות לפרויקט חדש. מחר בבוקר, כשהמחפר או המשאבה נכנסים לאתר, רושמים את שעת ההגעה ומצלמים את מונה השעות. בערב, שעת היציאה וכמה עמד. כשיגיע החשבון הבא, תבדקו אותו מול היומן ולא מול הזיכרון.
השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, בחינם, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.